Un déménagement d’entreprise est une démarche à la fois cruciale pour l’entreprise, mais c’est aussi une période où la prise de risques peut être importante en cas de problèmes. C’est pourquoi l’intervention d’une entreprise spécialisée est bien évidemment nécessaire. Mais elle ne se substitue pas au travail de préparation que doit effectuer l’entreprise pour réussir son déménagement.
Déménagement d’entreprise, quand la raison l’emporte
On ne déménage pas sur un coup de tête. Mais si les entreprises peuvent revêtir des visages très différents, de la start-up à l’usine industrielle, un déménagement doit toujours être une décision mûrement réfléchie. Elle implique des coûts variables, le déménagement en lui-même, comme des coûts fixes, le nouveau loyer. Un déménagement, c’est prendre le risque aussi de ralentir son activité, et donc son chiffre d’affaires. Si des raisons techniques peuvent pousser à déménager, comme le besoin de plus d’espace, la décision doit tout de même être pesée.
Rechercher le local idéal
Pas de déménagement sans le choix d’un nouveau local : taille, localisation, possibilités réglementaires, accessibilité, de nombreux paramètres pour la plupart propres à votre activité sont à prendre en compte. Cette démarche peut être entreprise en collaboration avec un spécialiste en immobilier d’entreprise qui sera à même de vous orienter dans vos choix et vous aider à réaliser les démarches.
L’annonce du déménagement ne devra être rendue publique que lorsque les raisons du déménagement seront établies, mais aussi le lieu. Sans cette information, vous risquez de créer de l’angoisse chez vos salariés et collaborateurs.
Date et rétroplanning, un travail d’organisation important
Plus l’entreprise est conséquente en termes de taille, employés, machines-outils et autres, plus le déménagement devra être pris en charge par des spécialistes tôt. Il n’est pas rare de compter une année entre la décision de déménager et l’aménagement effectif dans les nouveaux locaux.
La mise en place d’un rétroplanning est indispensable. Il s’agit de programmer les tâches importantes à réaliser pour le déménagement dans une chronologie qui mène au moment du déménagement. L’une des premières tâches par exemple sera de partir à la recherche d’une entreprise spécialisée dans le déménagement d’entreprise. Elle sera à même d’organiser et de vous conseiller dans les différentes tâches à mettre en œuvre tout au long de cette période.
- Recherche d’un prestataire en déménagement d’entreprise
- Communication internet et réglementaire
- Dépôt du préavis
- Contrat de location, d’achat du nouveau local
- Réalisation d’éventuels travaux
- Organisation de travaux nécessaires à l’installation
- Transfert des lignes téléphoniques
- Sauvegarde informatique
- Changement d’adresse dans toutes les communications
- Empaquetage, démontage et transport
- Emménagement
- Et bien d’autres étapes encore
Informer les collaborateurs, un moment crucial
Il est à la fois nécessaire d’informer les salariés, mais même obligatoire. Tout d’abord, il faut comprendre que laisser entendre que l’entreprise va déménager sans communiquer sur le sujet va créer de nombreuses interrogations, créer du stress supplémentaire sans pour autant résoudre un problème. Il est aussi réglementaire que les instances représentatives du personnel soient informées sur le déménagement, car elles ont aussi leur mot à dire sur le sujet.
Un déménagement, cela veut dire que les salariés vont changer de lieu de travail. Pour beaucoup, cela signifie que leur trajet va peser différemment sur leurs contraintes quotidiennes (temps et coût), cela veut dire aussi tout simplement un changement d’habitude qui n’est pas du goût des employés. La localisation de la nouvelle adresse a aussi beaucoup d’importance et est en lien direct avec le fait d’en informer les collaborateurs. Quand une entreprise reste sur un même bassin d’emploi, cette dernière emmène ses salariés sans que ces derniers ne puissent avoir leur mot à dire. S’ils n’acceptent pas ce déménagement, il leur reste la solution de la démission ou du licenciement pour motif personnel.
Si la nouvelle adresse est hors du bassin d’emploi, dont la définition peut être parfois floue, alors l’employé doit donner son accord à ce changement de lieu de travail. Si une clause de mobilité est présente au contrat, le salarié perd sa possibilité de refuser le déménagement et le licenciement sera de son fait, et non celui de son employeur.
Fêter le déménagement de l’entreprise
Un déménagement, c’est une épreuve pour les salariés, comme pour les entreprises qui prennent un risque durant cette période. Alors, une fois terminé, il est normal que le déménagement soit fêté. C’est une façon de remercier les collaborateurs de leur implication. C’est aussi une façon de travailler le relationnel et de donner une nouvelle dimension à l’entreprise. Une inauguration des bureaux ou de l’usine, c’est le moment de rencontrer ses clients et ses fournisseurs, mais aussi de nouer des contacts avec de nouveaux prospects dans les réseaux des uns et des autres. Et c’est aussi une opportunité de solidifier la cohésion d’équipe au travers de manifestations comme un team building.
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